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浅谈婚姻档案的整理与利用
发布时间:[2016-11-03]

董蓝桦

 

     摘  要:当前社会婚姻档案的利用日益频繁。科学整理婚姻档案,有助于档案的高效利用;规范利用婚姻档案则能服务民生、服务政府,发挥其最大的价值。

    关键词:婚姻档案   整理   利用

 

    婚姻档案是婚姻登记工作的原始记录,是维护公民合法权益的有效凭证,是民生档案的重要组成部分。婚姻档案事关当事人的切身利益,在确认婚姻家庭关系、解决民事纠纷等方面起着不可替代的关键作用。因此,婚姻档案的科学整理和高效利用在当前经济社会中有着不可忽视的重大意义。

    一、科学整理,是婚姻档案高效利用的前提

   (一)整理要完整:

    整理后的婚姻档案必须齐全完整。婚姻登记工作是婚姻档案管理的一项基础工作,是国家档案事业的一个重要组成部分,婚姻登记档案的齐全完整事关维护婚姻当事人的合法权益。整理时要确保每一件都囊括在内,不得遗漏;要确保每一年档案都妥善保管,不得遗失。

我馆在查阅档案时,曾发现不少乡镇的婚姻档案不完整,或缺少了某几年,或缺少了某几件。究其原因,就是最初整理时未完全归档和妥善保管,以至于人为地导致一些人民群众办事受到了阻碍。因此,整理时一定要落实专人负责,对照“婚姻登记簿”,逐本逐卷、逐页认真细致地核对。在清点核对中若发现档案不全,要立即认真组织排查,彻底查找,确保档案资料不遗漏。

     (二)整理要规范:

    婚姻档案的整理,在按件整理、缝纫机扎边法装订、归档章的尺寸和加盖位置、机构编码、装盒件数、档号格式、归档文件目录格式等方面都有明确规定,整理时必须按要求规范整理。

我馆在查阅利用过程中,曾多次碰到查找不到或反复查找、多样查找才找到的现象,究其原因,整理不规范是重要因素。或分件时将两件合成了一件,或装订时将几件装订成一件,或档号漏编,或装盒错误,或归档目录误输等等,都导致了相关档案无法查找或增加了查找难度。

   (三)整理要及时:

    当前社会变化多端,人际关系复杂化、政策改变更新等因素导致婚姻档案的使用愈加频繁和急迫。档案查阅时常常出现去年结婚,今年离婚的情况,出现年前离婚,年后离婚证找不到的状况,出现结(离)婚证件被盗、浸水、火烧、撕毁等现象,人民群众来我馆查找婚姻登记记录就愈加频繁。因此,及时整理好婚姻档案并归档利用显得尤其重要。

    二、高效利用,是婚姻档案科学整理的价值体现

    所有档案工作的最终目标是利用,是服务人民生活,服务政府工作。在认真做好档案的收集、整理、立卷、归档工作的同时,完善档案管理制度,做好档案保护、保密工作,向当事人及相关单位提供优质的档案再利用服务,是婚姻档案的真正价值所在。

   (一)婚姻档案服务民生

    婚姻档案的应用范围十分宽泛。买卖房屋、按揭贷款、单身证明、户口迁移、再婚证明、生育二胎、旅行外出、更改姓名、领取补助、孩子上学等等都会用到婚姻档案。人民群众因各种原因遗失、损毁结(离)婚证书,均需到档案馆查阅相关证明,以补办结(离)婚证,进而顺利办事。据统计,我馆仅2013年1月至8月中旬,便有1085人前来查阅婚姻档案,其中1036人找到了所需档案,占总数的95.5﹪。并且,利用手续简便,婚姻当事人只需持有效身份证件,便可以查阅本人的婚姻档案。

    4月份,新昌城关大道西路的梁先生来到我馆查找自己的婚姻登记信息。原来梁先生的女儿今年要参加中考,根据政策,符合“双农独女”条件的学生中考成绩可以加分。我馆工作人员帮梁先生找到了他的婚姻登记信息,包括结婚登记申请书、婚姻状况证明、身份证户口簿复印件等。这份婚姻档案帮梁先生女儿中考加分提供了证据。5月份,来县档案馆查找婚姻档案的老年人明显增多。原因是国家出台了政策,农村独生子女家庭可以到乡镇政府领取独生子女补贴。办理手续时,许多农村老年人拿不出当年的结婚证书,于是纷纷来到档案馆查找。我馆工作人员热情服务,为他们找到结婚登记证明。对于因各种原因婚姻登记证明未进馆的老年人,我馆为其提供无婚姻登记证明,帮助他们重新办理结婚手续,解决了人民群众的实际问题。6月份,新林乡俞女士来到我馆查找自己的离婚协议。俞女士作为钦寸水库的移民,在办理移民补偿有关手续时需要用到离婚协议。俞女士不识字,我馆工作人员热心帮她填好利用登记表,并找到协议。婚姻档案利用,为她顺利办理移民手续发挥了作用……诸如此类的实例举不胜举。

   (二)婚姻档案服务政府

    我们严格履行《婚姻登记档案管理办法》的规定,严肃查阅制度,婚姻登记档案不外借,仅限于当场查阅。人民法院、人民检察院、公安部门为确认当事人的婚姻关系,持单位介绍信可以查阅婚姻登记档案;律师及其诉讼代表人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件,可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案;第三方如乡镇街道查阅与工作相关的他人婚姻登记,需出具单位介绍信并报领导审批。我们要求利用婚姻登记档案的单位、组织和个人,不得公开婚姻登记档案的内容,在不损害婚姻登记当事人的合法权益的基础上提供有效利用。

    4月份,县人民法院张同志、吴同志因案件诉讼需要来我馆查找徐某某等四人的婚姻登记信息。我馆在两同志出示身份证和法院介绍信后,给他们提供了有关信息,为政府部门顺利开展工作提供了帮助。8月,澄潭镇计生办汤女士来我馆查找儒岙镇张某某的婚姻登记信息,因为张某某涉嫌与澄潭镇王某某非婚生子。我馆工作人员按照规定,在手续齐全的情况下帮汤女士查阅了相关档案,做到保护个人隐私与合法利用档案两者兼顾。

    几乎每个月份,县婚姻登记处曹主任总会来电,要求帮助查找某位公民的婚姻信息。县民政局婚姻登记处每年及时移交档案,具体工作中遇到问题则常常会来电查询本单位档案。有时是查证某人有无结婚,有时是查证某人身份证信息,有时是查证有无离婚协议等。我馆积极配合,协助相关部门顺利开展工作。

    婚姻档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻 、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录,与人民群众的利益息息相关。我们档案工作者在整理、利用婚姻档案时还要加强专业队伍的建设,加强业务学习和业务指导;要建立健全的规章制度,提高库房保管安全性和利用规范化;要加快数字化进程,将纸质档案与电子档案建立起有机的联系。多管齐下,全面推进,规范管理。保证婚姻档案的科学整理和高效利用,对维护婚姻当事人的正当权益,协助相关部门开展工作具有非常重要的意义。

 

    参考文献:

    1.中华人民共和国国家档案局令第32号  婚姻登记档案管理办法  20060123

    2.绍兴市国家档案馆档案利用工作规定

    3.绍兴市区域数字档案馆信息共享平台档案查阅服务工作问答

 

作者简介:董蓝桦,女,新昌县档案局

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