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做好人事档案的管理和利用
发布时间:[2016-12-01]

杨一佳

 

    摘  要:人事档案管理工作既要规范化管理,又不能墨守成规。随着形势的发展变化和人事制度改革的继续深入,探索和研究人事档案新的管理模式势在必行。

    关键词:档案管理 新形势 网络化

    一、人事档案的概念

    人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它的原始性、真实性和完整性决定了人事档案具有凭证作用和法律效应,在组织部门选人用人、人才流动 、职称评聘、调资、参加社会保险等方面起着依据作用。

    二、人事档案重要性

    人事档案记载和反映着一个人的经历、能力和品德等信息,是用人单位不可或缺的掌握员工情况的重要依据。对于个人更是至关重要:现阶段,无论是求职、升学、晋级、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险,还是入党入团,办理离退休手续,开具各种人事证明都要以档案材料的记载为依据。譬如:学籍档案可以为参军入伍、出国留学、考研读博、报考公务员的同学提供成绩证明、学历证明等;想进入国家机关、国有企事业单位、外企和大型民营企业工作,用人单位审阅档案是必不可少的一个环节;欲从事律师、医生、建筑师等高收入职业,人事档案要求统一管理,没有档案不得入行;再如一些现代大中型企业,极为重视人力资源的开发与利用,通常把考察现实工作表现与查核人事档案材料,作为了解、评价员工,以做到知人善任、选贤举能的一项重要手段。因此,人事档案必须保管好,管好用好人事档案,对人力资源开发起着重要的作用。

    三、人事档案的现状

    1.对人事档案的认识

    现在很多人都不太注重个人的人事档案,持一种“档案无用论”的观点,对于档案的态度是“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来忘掉”。有的不清楚自己的档案在哪里;有的上了学、拿了学历文凭之后,把获得的学籍资料往家里一放、束之高阁;有的毕业以后,就把档案的事抛在脑后,只顾着去找工作,殊不知,很多用人单位录用人员第一件事就是审阅人事档案。由于认识不到位,服务理念不强,人事档案管理发展缓慢,跟不上档案服务信息化、网络化的要求。同时管理水平相对落后,造成档案管理无序化,严重制约着人事档案服务功能的正常发挥。

    2.档案人员的配备问题

    人事档案往往用的时候想起了它,不用的时候不闻不问。许多单位就把人事档案工作简单化,档案员也没有经过专业的选拔,新时期的档案员不但要具备人事、档案专业素质,也要有计算机操作和网络技术能力。有的单位甚至没有专职档案员,负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作,因此,档案员没有时间熟悉业务,学习和补充专业知识和相关的业务知识,工作难免不到位。

    3.人事档案管理的信息化程度不高

    在科技迅速发展的今天,计算机在现代化办公中起到了举足轻重的作用。但是在人事档案的管理上,先进的技术还未得到充分的发挥。原因有如下几个方面:①现代化进程中软硬件的投入力度不够,许多档案室设备简陋,甚至有的单位没有档案室;②从事档案工作的人员不能应用计算机及网络技术,缺少复合型档案管理员队伍。

    四、加强人事档案管理的相关策略

    1.更新工作理念,重视档案工作

    一是更新领导的工作理念,部分领导应该从传统的误区中走出来,本着对组织和个人负责的态度,重视和加强档案工作,工作要狠抓落实,找准重心,从约束管理型向服务管理型转变。二是加强档案管理人员的自身建设,提高管理人员的素质。注意对他们的教育培养,完善责任与奖惩机制,充分发挥他们的积极性和创造性。并要定期对档案员进行培训,提高培训使他们了解档案管理的重要性,增强责任心。

    2.健全工作制度,创新工作机制

    我们首先要完善档案材料收集的长效机制,并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来,完善科学、合理、有效的档案收集机制,发挥档案工作者工作的主动性,克服其工作的盲目性、随意性和应付性,增强档案资料的真实性,收集过程的规范性,避免有人无档,有档无人的现象发生。同时在法律和道德允许的范围内,拓展干部人事档案资料的来源渠道,力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性;其次完善档案归档制度,提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段,及时处理不符合归档要求的材料,利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。

    3.建立人事档案信息系统,提高科学管理水平

    在信息化的今天,要想真正搞好人事档案管理工作,传统的管理方法已经不适应社会的需求,必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息,以创新的精神改进管理手段,统一开发的人事档案信息管理系统,进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化,与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫,提高人事档案管理的科技含量,从而为工作的顺利开展奠定良好基础,为社会提供快捷、高速、准确的服务。

    综上所述,人事档案管理工作是一项横贯各类的重要基础工作,新的形势、新的政策赋予了档案新的理念、新的发展机遇,也是一门新的课题,同时提出了新的要求。人事档案管理工作既要规范化管理,又不能墨守成规。随着形势的发展变化,人事制度改革的继续深入,探索和研究人事档案新的管理模式势在必行。应坚持以服务为宗旨,以创新的服务理念为指导,采取积极措施,把握人事档案工作的发展方向,把人事档案管理工作融入民生、民利工程中,体现人事档案的社会价值,发挥人事档案的特殊作用。

 

    参考文献:

    1. 张亚玲,胡元潮. 对人事档案制度改革的几点思考   浙江档案, 2012.12

    2.童军侠. 我国干部人事档案工作的发展  中国档案,2010

    3. 邓绍兴. 干部人事档案工作改革路在何方  档案与建设,2005

 

作者简介:杨一佳,女,新昌教育体育局档案员

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