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房地产企业档案管理浅析
发布时间:[2017-06-05]

吕文琼

 

    摘  要:进入21世纪,随着城市建设脚步的不断加快,房地产行业呈现出强劲的发展趋势,房地产档案的数量与日俱增,传统的手工处理为主的档案管理方式暴露出许多问题,本文围绕如何做好房地产企业档案管理和如何提高房产档案利用率这两个方面浅谈房地产企业的档案管理。

    关键词:房地产企业   档案管理

    进入21世纪,随着城市建设脚步的不断加快,房地产行业呈现出强劲的发展趋势,各类房地产企业如雨后春笋般不断涌现。随着一栋栋房子的拔地而起,房地产档案的数量与日俱增,这使得传统的手工处理为主的档案管理方式暴露出许多问题,房地产企业的档案管理在强大的经济利益背后略显单薄。本文将从如何做好房地产企业档案管理和如何提高房产档案利用率这2个方面浅谈房地产企业的档案管理。

    一、房地产企业档案管理现状与问题

    房地产企业档案是房产企业在进行房产开发建设、销售、物业管理等及企业管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、表册、卡片以及声像、电子文件等材料。房地产企业档案具有很强的专业性,它不仅是房地产企业从事房地产开发利用的真实历史记录,更是房地产管理部门进行综合管理的重要档案来源,是房地产市场管理的重要依据,对城市经济和房地产业的发展具有十分重要的作用。与此同时,在房地产企业档案管理中存在不少亟待解决的问题。

    (一)档案意识相对薄弱,企业管理者重视强度不足。这是目前房地产企业档案管理中最大的问题。一般房产企业都未设立单独的档案管理员,由办公室行政人员兼任,相关档案业务素质普遍较低。企业管理者和工作人员档案管理意识比较薄弱,对档案管理的内涵及重要性认识不足,致使许多房产企业没有进行相关的档案管理工作,大量档案特别是工程项目档案处于长期堆放状态。

    (二)房地产企业良莠不齐,多数企业档案准确性、完整性和真实性不强。房地产企业快速发展的同时,也带来了许多问题。房地产业的丰厚经济利益,催生了许多私营小房地产企业,其中有部分是由几位股东组建,企业管理混乱,往往公司是因项目而建,随着项目结束而公司结束,这使得企业档案管理工作停滞。另外一些企业为贪图利益,未按实际施工,或者在施工过程中管理不到位,不及时收集归档,甚至到工程竣工验收前才补制材料。房地产企业档案的准确性、完整性和真实性是房产档案利用价值的体现,这三方面的缺失,为将来档案的利用埋下隐患。

    (三)多数房地产企业未建立相应的档案管理利用机制,档案利用率有待提高。随着人们档案意识的增强,各大房地产企业开始收集整理相关资料,但多数企业对于资料没有按规范整理归档,资料还只是“资料”,并未真正成为档案。后续查阅、利用也未开展,只是随意堆放,且无专人管理,档案保密性差。有些企业甚至是管理者自行收藏,信息不共享,对工作造成不便。

    二、做好房地产企业档案管理的措施

    (一)加强档案意识,开展档案培训,实现专人管理,单独设室。房地产企业档案涉及面广,参与人员多,档案专业性强,需培养全员档案意识,从原始档案的建立就按档案规范做好。定期开展相关的档案业务培训和宣传,考察相关企业的档案建设,学习其他房地产企业档案管理的优点和经验,切实提高全员档案意识,打造一支专业素质过硬的档案队伍。单独设置公司档案室,由经过专业机构培训的人员管理,并明确岗位职责,责任到人,协作分工,使档案能完整延续,从而提高档案管理的水平和质量。

    (二)建立健全房地产企业档案管理机制,实现档案管理层次化、现代化、信息化。建立健全一套有房地产特色的档案管理机制,如工程档案现场管理制度、档案信息化管理、档案层级管理制度等,用制度约束档案管理,从而使档案为公司发展提供帮助。

    (三)强化档案管理的全过程参与,提前介入项目档案管理,化被动为主动。树立质量管理意识,实行全过程管理,专业性部门设立兼职档案员,并制定相应的档案收集、整理、立卷等的工作程序和工作规范。工程项目的建设周期长,涉及人员广泛,应提前介入项目档案管理,在合同中就约定工程资料档案的相关要求,并在建设过程中加强档案资料的收集,定期不定期的检查档案情况,保证档案的齐全和规范,把原先被动的“接收”变为主动的“管理”。

    三、提高房产档案利用率的几点思考

    (一)加快房产档案信息整合步伐,建立房产档案借阅室,共享房产信息。整合各类档案信息资源,切实提高档案信息的完整性、关联性和综合性,并建立相应的档案信息平台,设立房产档案借阅室,不仅为房地产企业管理者提供管理的信息和依据,也为业主了解相关物业档案提供方便,实现房产档案的大共享。

    (二)建立完善的房产档案管理制度,有效管理房产档案的收集整理、外借复制等利用。在实现房产档案的共享下,也应建立完善的房产档案管理制度,特别是保密制度,不能一味只共享而忽略保密。针对房产档案的外借复制等,有严格的管理制度,逐一登记档案的利用记录,为日后溯源提供依据。

    (三)开展房产档案信息化管理,实现电子档案登记备份。随着高科技的迅猛发展,我们已进入一个数字化时代,档案管理服务模式的创新要实现手段的创新,从传统的手工处理方式中解脱出来,向现代化管理方式转变,采用现代技术管理档案,如编制多种方式的检索工具、房产档案扫描入档、建立数字档案库。与此同时,进行电子档案登记备份,为档案的延续和保存装上双保险。

    伴随我国房地产行业的迅猛发展,房地产企业的档案管理工作出现了一些新问题和新挑战,我们必须认真对待和研究房地产企业的档案管理,提高认识,增强意识,把档案工作当做与销售房产一样重要的工作来做。档案工作是一项功在当代,利在千秋的事业,档案管理人员应保持一颗奉献的心全身心投入档案管理工作,切实提高档案管理的水平和质量,适应新时代的档案管理要求。

    参考文献:

    [1]尹青云.关于房产档案管理信息化建设的几点思考[J].档案与社会,2007,4。

    [2]刘梅.关于高校新校区基建档案管理的几点思考[J].中国科技信息,2007,12。

    [3]周素兰,张才荣.浅谈城建档案管理及开发利用[J].山西建筑,2008,34。

    [4]朱建文.关于房产管理工作中有关问题的探讨[J].中国房地产,2003,12。

    [5]梁伟清.关于房地产档案管理现状的分析[J].南方论刊,2010,4。

    [6]魏敏.关于加强工程建设档案管理的思考[J].山西建筑,2007,27。

    作者简介:吕文琼,女,浙江万丰置业有限公司,档案管理员。

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