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档案登记备份战略的实践和探索
发布时间:[2017-07-01]

   

      摘  要:随着信息技术的不断发展,办公自动化的日益普及,电子文件已经成为信息记录和传输的重要形式。由于电子档案信息内容的易改性、载体的不稳定性,档案信息安全风险日益凸显。档案登记备份制度可以有效防范档案信息安全风险,提升档案监管能力和服务水平。本文结合工作实际,就基层档案工作人员如何科学合理、因地制宜地开展档案登记备份工作,进行了思考。

      关键词:档案 登记 备份

      档案登记备份工作是我省在新时期提出的重大战略之一,是建立新时期档案安全监管体系的重要途径,也是推动档案事业跨越式发展的重大举措。开展档案和电子文件登记备份工作,对于保障电子文件和数字档案信息安全、提高档案资源的开发利用水平、使档案工作更好地服务经济社会发展具有重要意义[1]。

      2009年12月,省委办公厅、省政府办公厅下发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,作出了在全省实施档案和电子文件登记备份的战略决策。三年来,我们在领导的关心重视和各单位的全力配合下,按照“统一规划、分级负责,突出重点、统筹推进,安全保密、有效利用”的工作原则,先易后难,先重点后一般,点面相结合,档案登记备份工作初见成效,共接收备份载体120件,其中光盘75件,移动硬盘45件,总备份容量约达7475GB。

     一、档案登记备份工作初见成效

     (一)广泛发动深入宣传,提高档案登记备份制度的认识

     为提高档案工作人员及全社会对档案登记备份制度的认识,确保档案登记备份工作有序顺利实施,我们采取多种方式广泛宣传发动。一是会议专项布置。针对档案登记备份实施的难度和广度,通过全县档案工作会议、档案协作组工作会议和档案学会年会等会议,对各部门分管领导、协作组长和专兼职档案人员,就实施档案登记备份的目标任务、实施方案及工作要求等内容进行重点宣讲。二是加大网络宣传。在档案信息网站设置档案登记备份专栏,发布档案登记备份政策、规范和细则问答,详尽解答档案登记备份目标、范围、要求和实施细则等,充分营造良好的社会氛围。三是主动上门宣讲。结合“进村入企”大走访活动,主动到重点企业、重点建设项目单位进行现场调研和政策咨询,确保重点建设项目档案登记备份工作的有效开展。通过点面结合,层层发动开展广泛宣传,使全县机关、企事业单位认识档案登记备份实施的意义、原则、范围和要求,了解实施档案登记备份能够实现档案证据锁定和证据保全、档案信息安全保障和推动档案资源整合,为顺利开展档案登记备份工作奠定了思想基础。

      (二)加强领导,健全制度,提升档案登记备份工作的保障

      我们充分认识实施档案登记备份工作的战略意义,及时向县委、县政府领导进行了汇报,县委、县政府领导高度重视,及时召集相关部门组织协调此项工作,对我县档案登记备份工作进行了全面部署。一是建立电子文件管理和登记备份工作联席会议制度。为确保此项工作的顺利开展,建立电子文件管理和登记备份工作联席会议制度,全面负责登记备份工作的统筹规划和组织协调,由县委办牵头,县应急办、县档案局、县政府信息网络中心等相关部门为成员单位,下设办公室,办公室设在县档案局;定期召开联席会议,研究部署全县的电子文件管理和档案登记备份工作。二是县两办下发文件。县两办下发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,对全县档案登记备份工作进行了周密的部署。三是增设机构人员。2010年10月,县档案局保管利用科挂牌的县现行文件资料查阅服务中心从保管利用科独立出来单设,更名为文件档案查阅中心,同时增加全额拨款事业编制2名,副科级领导职数1名,以确保保管利用科有足够的人力来从事档案登记备份工作。2012年12月,县档案局在保管利用科增挂档案和电子文件登记备份中心牌子,同时增加事业编制1名。四是加大经费投入。2011年,县财政安排了15万元用于档案登记备份的安全保障工作,2012年县财政部门预算中增加到26万元,新馆中心机房投入201万元,档案登记备份中心投入107.8万元。2013年县财政安排87.8万元用于档案登记备份系统平台软硬件建设。领导重视、机制健全、人员经费保障,为有效开展档案登记备份工作提供了有力保障。

      (三)明确目标加强考核,提升档案登记备份的行政监管能力。

      为提升档案登记备份工作的行政监管能力,构建档案安全保障体系,我们加强档案登记备份工作的规划和考核。一是把档案登记备份工作列入全县经济社会发展“十二五”规划,作为档案事业发展“十二五”规划的重点加以落实。二是把档案登记备份纳入“平安新昌”和乡镇(街道)、县级机关各部门年度绩效考核内容。县委县政府从2011年起将档案登记备份工作列入乡镇(街道)、县级各部门年度绩效考核内容,由县电子文件管理和登记备份联席会议办公室及县档案局实施考核;三是各镇乡(街道)、县级各部门都将档案登记备份工作列入各机关工作人员及下属各部门的岗位目标责任制考核,进一步明确档案登记备份工作的具体流程、目标、要求。

     (四)加强培训指导,提升档案登记备份工作的业务能力。加强对各单位登记备份工作的指导,2011年,分别举办了县级机关和乡镇(街道)电子档案管理系统应用技术和登记备份工作培训班,对全县114位机关事业单位文书和档案人员进行了集中业务培训。在集中业务培训之后进行个性化上门服务,主动到每一个单位有针对性地进行一对一的现场指导;2012年,结合“大走访”活动和“比、树、强、创”主题实践活动,到重点企业、重点建设项目单位,开展了分批次分指导。在培训指导的同时,采取年检、执法检查等方式进行督查。通过加强业务指导和培训,进一步提升档案登记备份工作的能力。

      (五)以档案数字化为基础,全面推进档案登记备份工作。

      档案数字化建设是做好档案登记备份工作的重要条件。我们狠抓档案数字化建设,取得了明显成效,为全面开展档案登记备份工作打下扎实的基础。一是抓好馆藏数字化工作。馆藏档案数字化工作是全县档案数字化工作的一个重要内容,近几年以来,我们切实抓好馆藏档案数字化工作,已完成馆藏档案目录录入316万条,全文214万页。建成婚姻档案、山林档案、户清档案、知青档案、照片档案5个全文数据库,条目51万余条,全文122万余页;二是抓好数字档案室建设。数字档案室建设是全县档案信息化建设的基础,也是实施档案登记备份的前提。2012年,完成了16乡镇(街道)室藏永久、长期(30年)传统纸质档案数字化转换工作,录入目录29万余条,扫描全文62万余页。县机关各部门也积极开展档案数字化工作,国土资源局、房管局、住房公积金中心、工商局、县电信局等部门已完成了档案数字化工作。目前已建成数字档案室10家,其中乡镇2家、县级机关5家、事业单位1家、企业2家。三是以重要涉民档案为基础,扎实推进档案登记备份工作。2010年,实现房地产管理局、人力社保局、工商局等6家单位的档案数字化成果和电子业务数据登记备份,数据总量2164.6GB。2011年,实现国土资源局、合医办、公积金中心等17家单位的档案数字化成果和电子业务数据登记备份, 数据总量2232.1GB。2012年,实现人民医院、民政局、教育体育局等76家单位的档案数字化成果、电子公文和电子业务数据登记备份,数据总量3093GB。四是重点建设项目档案登记备份工作深入推进。按照分级管理原则,县级以上重点建设项目档案由县档案局进行登记备份,对列入省政府重大项目建设行动计划和省级以上政府投资项目的档案,同时报省档案局进行登记备份,并将登记备份作为重点建设项目档案专项验收的必备条件之一[2]。三馆建设项目与钦寸水库建设项目已列入重点建设项目进馆名册,其中钦寸水库建设项目已列入市重点建设项目进馆名册。浙江新柴股份有限公司年产7万台农用机械用节能环保型柴油机建设项目、新昌县中医院迁建工程项目、浙江新和成股份有限公司维生素产业链整合关键技术开发国家重大产业技术项目等一批重点建设项目,已完成档案登记备份工作,做到备份一个验收一个。

      二、档案登记备份工作几点体会

      档案登记备份工作是一种全新制度设计和创新社会管理[3]、保障信息安全、提供证据保全、整合档案资源的一种有效手段,是强化对国家、社会重要档案资源的统筹监管,要把档案登记备份工作做得更好,需要继续努力。

      (一)领导重视,机制健全,是做好档案登记备份工作的关键。档案和电子文件登记备份工作涉及面广、工作量大、技术性高。要做好这项工作,离不开各单位领导的重视,建立一套行之有效的工作机制是关键。我们通过建立新昌县电子文件管理和登记备份工作联席会议制度,加强了电子文件管理和登记备份工作的统筹规划和组织协调,通过定期召开会议,组织联合检查等活动,加强了部门配合,形成了推进工作的合力。同时,通过绩效考核这一抓手,明确任务,落实责任,使档案和电子文件登记备份工作真正落到实处。

      (二)统一思想,集中培训,是开展档案登记备份的基础。做好档案和电子文件登记备份工作,关键在人,尤其是档案工作人员对档案登记备份工作重要性、必要性的认识和对具体要求的理解掌握。我们把开展业务培训工作作为提高认识,统一思想,明确任务,掌握技术的重要环节,也作为登记备份工作的一项重要举措,采用集中业务培训和个性化上门服务相结合,并将档案和电子文件登记备份工作列入全县档案人员继续教育和岗位培训班的教学内容,加大培训力度。

      (三)配强人员,落实经费,是开展档案登记备份的保障。开展档案和电子文件登记备份工作,需要资金、人员、设备等方面的保障,建设规范的档案和电子文件登记备份中心,需要大量的资金投入。同时,档案登记备份工作程序复杂,工作量大,也需要大量的专业人员,各单位的档案人员往往专长于传统的纸质档案整理管理,缺乏信息化方面的知识和技能,登记备份工作离不开各单位信息技术人员的配合和支持。

      档案登记备份战略是新时期档案部门贯彻落实科学发展观,创新社会管理的重大举措,也是主动适应“四个变化”,积极实现“四个转移”具体表现。浙江省人民政府令第306号发布了《浙江省档案登记备份管理办法》,我们要以档案登记备份战略为抓手,提升档案监管能力和服务水平,更好的服务中心,服务大局,服务民生。

      参考文献:

      [1]韩李敏,吴新宇,梁绍红.略论档案登记备份制度的创新价值[J].浙江档案,2011(8)

      [2]金向军.全省首家重点建设项目档案登记备份试点工作正式启动[J].浙江档案,2009(8) 

      [3]王英玮.“电子文件和数字档案登记备份”工作的制度创新价值及所依托原理分析 [N]. 中国档案报,2010-09-09(3)

      作者简介:周斌,男,原新昌县档案局保管利用科副科长

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