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浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法
发布时间:[2016-05-11]

  第一章   总 则

  第一条 为规范我省省直单位电子公文归档与电子档案管理,确保电子档案真实、完整、可用和安全,促进档案信息资源开发与利用共享,根据《关于切实加强电子文件管理的实施意见(暂行)》(浙委办〔2011〕26号)、《电子档案移交与接收办法》(档发〔2012〕7号)、《浙江省档案登记备份管理办法》(浙江省人民政府令第306号)、《浙江省档案登记备份工作规范》(浙档发〔2013〕23号)、《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194—2012)等相关法律法规和规定,结合省直单位工作实际,制定本办法。

  第二条 本办法所称电子公文,是指省直各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式的公文类的电子文件。

  本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

  第三条 本办法所称元数据,是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。

  第四条 本办法适用于已实现文档一体化管理的省直单位的电子公文归档和单位档案室、省档案馆对电子档案的移交、接收与管理。

  其他单位的电子公文归档和电子档案管理可参照本办法执行。

  涉密电子公文归档和电子档案的管理另行规定。采用专门电子文件管理系统进行电子公文归档和电子档案的管理另行规定。

  第五条 在电子公文归档和电子档案管理过程中应遵循其形成和利用的规律,坚持“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

  第六条 各电子公文形成单位应建立电子公文归档管理制度,明确职责分工,切实做好电子公文归档及电子档案的移交工作。单位文秘和业务部门负责电子公文办结后归档;档案部门负责归档电子公文管理;信息部门负责为电子公文和电子档案的管理提供信息化支持。对办公自动化等业务信息系统与档案管理系统软件没有对接、还没有实现文档一体化管理的单位应根据《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194—2012)尽快改进、升级应用系统功能,规范工作流程管理,确保归档电子公文的真实、完整与安全。

  第七条 省档案局负责对省直单位电子公文归档和电子档案的移交、接收工作进行监督指导;省档案馆负责省直单位电子档案接收。

  第二章    电子公文归档

  第八条 电子公文形成单位应按照本单位归档范围和档案保管期限表的要求认真履行归档职责,不得以任何借口拒绝归档。

  第九条 实现文档一体化管理电子文件的单位,电子公文办理完毕后应在第二年6月底前完成归档。

  第十条 归档电子公文内容应包括:归档文件目录、签发稿(包括修改痕迹)、版式文件、拟稿单或承办单、归档文件元数据、附件等。

  第十一条 电子公文应采用符合国家规定的、适合长期保存的文件存储格式归档。电子公文以PDF、PDF/A、OFD格式归档。目前,Microsoft Office、WPS Office、方正版式文件以及其他通用软件所生成的文本文件也可以归档。

  第十二条 在保证电子公文安全的前提下,有条件的单位应选择在线归档方式,也可采取存储载体离线归档。

  第十三条 归档电子公文应真实展现所载内容并可供调取查用,电子公文与其元数据应建立持久有效的关联,并确保电子公文及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠且未被非法更改,确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子公文内容真实、完整。

  第十四条 经信息技术手段加密的电子公文应在解密后进行归档,压缩电子公文应解压缩后再进行归档。

  第三章     电子档案移交

  第十五条 属于浙江省档案馆接收范围的电子档案,应结合我省档案登记备份工作要求,在电子档案形成第二年的10月底前向省档案馆移交。电子公文登记备份与电子档案移交工作逐步并轨,当年实施电子档案移交的单位视同完成本年度电子公文登记备份工作,不再向省档案馆进行电子公文登记备份。

  对有特殊要求的电子档案,可以适当延长移交时间。

  第十六条 电子档案移交的基本要求:

  (一)电子档案移交的数据结构、文件格式等要求应符合《浙江省省直单位电子档案组织结构》(附件1);

  (二)电子档案有相应纸质载体的,应在元数据中著录相关信息;

  (三)移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。

  第十七条 电子档案移交的主要流程为:数据整理、迁移与组织,数据检验,数据载体检验,数据移交并办理移交手续。

  第十八条 移交电子档案的数据整理、迁移与组织:移交单位应对需移交的电子档案数据按照《浙江省省直单位电子档案组织结构》的要求进行整理、组织。文件格式如非规定格式,应将文件格式转换成规定格式,原格式保留。归档文件目录与元数据应满足规定项目的要求。为便于管理、传输和技术检测,应对移交载体包进行压缩打包并计算数字摘要校验码。压缩打包建议采用ZIP或RAR格式压缩。

  第十九条 移交电子档案的数据检验:移交单位应对移交电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检验(见附件2《电子档案移交接收检验登记表》说明),合格后方可移交。

  第二十条 移交电子档案的数据载体检验:移交电子档案数据载体的单位应做载体数据可读与外观检验,确保载体数据与载体标识可读、载体外观清洁、无划痕。

  第二十一条 电子档案数据移交:电子档案的移交采用离线或在线的方式进行。在线移交电子档案应通过浙江省数字档案馆(室)电子文件归档接收系统进行移交。离线移交电子档案应当符合下列基本要求:

  (一) 离线移交的载体介质一般为光盘、可移动硬盘,推荐使用一次性写光盘;

  (二) 移交光盘应是符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)要求的档案级光盘,光盘应为单个装盒;

  (三) 载体盒上应当标注反映其内容的标签(见附件3《载体标签》)。

  第二十二条 电子档案移交单位在向档案馆移交电子档案时,应填写《电子档案移交接收检验登记表》(附件2)中移交信息;在线移交时,可以采用在线方式填写。

  第四章    电子档案接收

  第二十三条 档案馆接收电子档案的主要流程是:数据检测、办理交接手续、补充元数据等步骤。

  第二十四条 档案馆应对各单位移交的电子档案数据的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,对移交的数据载体进行外观检测,检测合格率要达到100%方可接收。

  第二十五条 电子档案数据检测合格后办理交接手续,填写《电子档案移交接收检验登记表》,由交接双方签字、盖章,各自留存一份;在线移交接收的,可在网上填写《电子档案移交接收检验登记表》并以电子签名方式予以确认。

  第二十六条 档案馆应将电子档案移交过程元数据补充著录到电子档案元数据中。

  第二十七条 档案馆应将接收的电子档案纳入数字档案馆电子文件归档和电子档案综合管理系统统一管理,实现长久保存与有效利用。

  第五章    电子档案保管与利用

  第二十八条 按照国家信息安全保护政策与标准要求,档案馆(室)应建立健全电子公文归档与电子档案管理系统以及信息内容安全防护体系,执行严格的安全保密管理制度。

  第二十九条 档案馆(室)应对馆(室)藏的电子档案进行定期检查,包括人工抽检和技术检测:

  (一) 人工抽检主要检验存储在脱机载体中的电子档案,每2年抽检一次,抽样率不低于电子档案总量的10%;

  (二) 技术检测主要自动检测系统的在线电子档案数据,每年检测一次,检测时遍历检测系统中运行的全部电子档案数据,保证电子档案数据的完整、可用、安全。在检查过程中发现问题,应及时采取补救措施。

  第三十条 档案馆(室)应建立电子档案备份制度。电子档案的载体备份可选用磁带、硬磁盘或光盘。档案馆(室)应根据《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)等光盘、磁性载体保管的有关标准规范,制定并实施电子档案载体保管相关制度。有条件的馆(室)可采用在线存储备份与异地备份等方式。

  第三十一条 电子公文归档和电子档案管理应用系统以及软硬件平台环境、网络存储平台等发生变化时,应当将电子档案做相应的迁移、转换,并及时做好电子档案移交接收数据接口。

  第三十二条 电子档案的检测、数据转换、迁移、备份等相关信息应记录元数据保存。

  第三十三条 电子档案形成单位和档案馆应依法依规向利用者提供电子档案的检索、利用服务。

  第三十四条 电子档案的利用系统应设置科学、严格的利用权限控制,完善登记和审批程序,确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。

  第三十五条 电子档案形成单位和档案馆应为利用者提供真实、可靠的电子档案,并采取有效措施确保电子档案在提供利用过程中不受损害。

  第六章     附 则

  第三十六条 本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件和电子档案的标准和规定执行。

  第三十七条 本办法由浙江省档案局负责解释。

  第三十八条 本办法自印发之日起生效,《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》(浙档〔2006〕56号)同时废止。

  

浙江省档案局

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